Les mesures à prendre pour un entretien disciplinaire sont à bien respecter, faute de quoi elles peuvent faire l’objet d’un recours devant les prudhommes.
Quelle est la procédure de convocation ? Qui participe à cet entretien ? Quand et où ? Qui prend la parole, et dans quel ordre ? Quelles sont les questions à poser, à éviter ? Quels sont les délais de réflexion ? Comment notifier un sanction ? Tant de questions qu’il est nécessaire de se poser.
Voici un petit tour sur les bonnes pratiques et les erreurs à éviter.
Organisation de l’entretien
S’agissant de l’organisation de l’entretien, par exemple, elle obéit à des règles bien définies par le code du travail. L’entretien est fixé à une date et un horaire précis par le biais d’une convocation. Lors de l’entretien, le salarié a le droit de se faire accompagner par un représentant du personnel élu au sein de votre entreprise ou bien par une personne appartenant obligatoirement au personnel de votre société (ou à défaut un conseiller du salarié). Si vous menez l’entretien, sachez que vous pouvez également vous faire assister par une personne de votre entreprise (par exemple : un RH, le manager ou le responsable et son adjoint etc…). Si vous décidez de vous faire accompagner, sachez qu’il faut que vous préveniez le salarié convoqué. En effet, l’entretien n’est pas un tribunal et le rapport de force doit être équivalent pour les deux parties.
Début de l’entretien
Comme vous allez mener l’entretien sachez que c’est à vous de prendre les commandes et donc à vous d’exposer le déroulé de celui-ci.
Expliquez dans un premier temps la façon dont va se dérouler l’entretien, le temps que cela peut prendre (de façon approximative) et l’ordre de la prise de parole : en effet ce point est très important car si le salarié se fait accompagner par une personne, c’est au salarié de fournir en premier les explications et non à la personne qui l’accompagne. Pour cela n’hésitez pas à clairement dire que vous entendrez l’ensemble des protagonistes mais que la personne convoquée parlera la première (le discours du salarié pouvant changer et être influencé s’il parle après d’autres participants).
Recueillir les explications du salarié
Comme vous allez mener l’entretien sachez que c’est à vous de prendre les commandes et donc à vous d’exposer le déroulé de celui-ci. Expliquez dans un premier temps la façon dont va se dérouler l’entretien, le temps que cela peut prendre (de façon approximative) et l’ordre de la prise de parole : en effet ce point est très important car si le salarié se fait accompagner par une personne, c’est au salarié de fournir en premier les explications et non à la personne qui l’accompagne. Pour cela n’hésitez pas à clairement dire que vous entendrez l’ensemble des protagonistes mais que la personne convoquée parlera la première (le discours du salarié pouvant changer et être influencé s’il parle après d’autres participants).
Conclusion et suite de l’entretien
Les déclarations du salarié et de la personne qui l’accompagne, la conclusion de l’entretien, les délais de réflexion, la notification d’une éventuelle sanction doivent suivre une procédure tout aussi précise. Le moindre oubli dans la procédure pourrait frapper de nullité les éventuelles sanctions que vous pourriez décider d’appliquer en tant qu’employeur.
Si vous n’êtes pas en mesure de répondre correctement à ces questions et à celles évoquées plus haut, contactez SEMPERLEX qui vous conseillera et se chargera du bon déroulement de la procédure et vous accompagnera dans le processus d’entretien afin de respecter les règles fixées par le code du travail.
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